Benchmarking: O que é e como fazer em 2024

Diante de um  cenário tão competitivo entre as empresas, a busca por excelência operacional e inovação se torna crucial, Nesse contexto, o benchmarking surgiu como uma ferramenta essencial para ajudar organizações a identificar e adotar as melhores práticas do mercado. 

Se você acha que estudar as melhores práticas é algo exclusivo para grandes empresas, está enganado. Independentemente do porte da sua empresa ou agência, a prática do benchmarking é essencial para todos.

Por esse motivo, neste artigo vamos explorar o que é benchmarking e como fazer em 2024 para melhorar os resultados da sua empresa, continue a leitura!

O que é benchmarking?

Para quem não sabe o Benchmarking é o processo de comparação e avaliação das práticas e desempenho de uma empresa em relação aos líderes de mercado ou concorrentes.

Esse processo começa com a definição dos aspectos a serem analisados, como qualidade de produtos, eficiência operacional ou estratégias de marketing. Em seguida, é feita uma coleta e análise de dados para comparar o desempenho da sua empresa com o dos concorrentes ou empresas de destaque.

O benchmarking pode ser realizado de diferentes formas, como benchmarking interno, onde a comparação é feita entre diferentes departamentos ou unidades dentro da mesma organização; benchmarking competitivo e o benchmarking funcional.

Portanto, para quem busca uma forma de entender o seu desempenho no mercado, o benchmarking é  uma ferramenta estratégica valiosa que pode ajudar as empresas a entenderem seu desempenho em comparação com o mercado e a adotar melhores práticas para melhorar continuamente.

Passo a passo de como fazer Benchmarking?

Fazer benchmarking é uma etapa importante para as empresas, isso porque identificar as áreas que precisam melhorar pode levar a otimizações significativas e aumentar a eficiência operacional.

Dito isso, veja abaixo alguns passos essenciais de como fazer benchmarking e aumentar os benefícios dessa prática para o sucesso da sua empresa.

1° Etapa: Definir Objetivos e Escopo

Objetivos: O primeiro passo é estabelecer o que você pretende alcançar com o benchmarking, como  melhorar a eficiência operacional, reduzir custos, aumentar a satisfação do cliente ou aprimorar a qualidade do produto. Ter objetivos bem definidos ajudará a direcionar sua pesquisa e garantir que você esteja focado nas áreas mais relevantes para sua empresa.

Escopo: Identifique quais áreas ou processos específicos serão comparados. Pode ser útil concentrar-se em aspectos como atendimento ao cliente, processos de produção, estratégias de marketing ou gestão financeira. 

Definir o escopo ajuda a limitar a análise a aspectos que são mais importantes para sua empresa e facilita a coleta de dados relevantes.

2° Etapa: Identificar Métricas e Indicadores

Para realizar um benchmarking eficaz, o próximo passo é identificar as métricas e indicadores que serão utilizados para medir e comparar o desempenho.

 Primeiramente, selecione os indicadores de desempenho chave (KPIs) que são relevantes para os objetivos estabelecidos. Estes KPIs são essenciais para avaliar de forma objetiva o desempenho da sua empresa em comparação com outras. Exemplos de métricas importantes incluem:

O tempo de Resposta que mede o tempo médio necessário para responder a uma solicitação de cliente, o custo por Unidade que refere-se ao custo médio para produzir ou fornecer um produto ou serviço.

Taxa de Conversão que calcula a porcentagem de visitantes que completam uma ação desejada, como uma compra ou inscrição e o Índice de Satisfação do Cliente (CSAT) que avalia a satisfação geral dos clientes com o produto ou serviço oferecido.

3° Passo: Escolher Referências e Fontes de Dados

Para realizar um benchmarking eficaz, o próximo passo é escolher as referências e fontes de dados que serão utilizadas para comparar o desempenho da sua empresa.

Referências: Primeiramente, identifique as empresas ou organizações que servirão como base para a comparação. Essas referências podem incluir concorrentes diretos, que atuam no mesmo setor e oferecem produtos ou serviços semelhantes. Analisar concorrentes diretos ajuda a entender como você se posiciona em relação a eles e pode revelar áreas onde você pode se destacar.

 Além disso, considere incluir líderes de mercado e empresas que são reconhecidas por sua excelência e inovação em seu setor. Observar essas empresas pode fornecer dados sobre melhores práticas e estratégias de sucesso. 

Fontes de Dados: Em seguida, colete informações de diversas fontes para garantir uma análise completa e precisa. Utilize relatórios anuais das empresas de referência, que fornecem uma visão detalhada sobre desempenho financeiro e operacional. Estudos de mercado são outra fonte valiosa, oferecendo dados sobre tendências e práticas do setor. 

4° Passo: Coletar Dados

O quarto passo é fazer uma Pesquisa e Análise no processo de benchmarking para coletar os dados. Comece reunindo informações sobre as práticas e resultados das empresas que você identificou como referência. 

Utilize métodos diversos para obter uma visão abrangente e precisa. Realize pesquisas de mercado para entender as tendências e práticas atuais do setor. 

Analise relatórios financeiros e operacionais das empresas de referência para obter dados sobre seu desempenho. Conduza análises internas de benchmarking para comparar os dados obtidos com os seus próprios resultados.

Depois realize entrevistas e questionários, entre em contato diretamente com as empresas de referência para obter informações mais detalhadas e contextuais. Entrevistas com profissionais-chave ou líderes de equipe podem oferecer insights profundos sobre suas práticas, estratégias e processos. 

Se possível, utilize questionários para coletar dados estruturados sobre aspectos específicos das operações dessas empresas. Isso pode incluir detalhes sobre metodologias utilizadas, tecnologias adotadas e políticas implementadas.

5° Passo: Analisar e Comparar Desempenho

Após coletar os dados, o próximo passo é realizar uma análise detalhada e comparar o desempenho da sua empresa com os indicadores das empresas de referência. Examine os dados para identificar lacunas e áreas em que sua empresa está aquém dos padrões estabelecidos. 

Foque em aspectos específicos onde há discrepâncias, como eficiência operacional, custos, qualidade do serviço ou inovação. Avalie também se as métricas utilizadas são adequadas para medir o desempenho em relação às melhores práticas do setor.

A seguir, examine como as práticas e processos das empresas de referência contribuem para seu desempenho superior. Analise os métodos, tecnologias, estratégias e abordagens adotadas por essas empresas que se destacam no mercado.

 Considere como essas práticas podem ser adaptadas e implementadas na sua organização para alcançar melhorias semelhantes. Avalie a viabilidade de adaptar essas práticas às suas operações, levando em conta suas próprias capacidades e recursos.

6° Passo: Desenvolver e Implementar Melhoria

Elabore um plano de ação e desenvolva melhorias com base nas melhores práticas e dados obtidos durante o processo de benchmarking. 

Este plano deve detalhar claramente as etapas necessárias para implementar as melhorias, atribuir responsabilidades a membros específicos da equipe e estabelecer prazos realistas para a execução.

 Inclua etapas para a comunicação interna das mudanças e para a gestão de expectativas dos stakeholders. Defina indicadores para monitorar o progresso e garantir que as mudanças estejam alinhadas com os objetivos estratégicos da empresa.

7° Passo: Monitorar e Avaliar Resultados

Após a implementação das melhorias, é essencial monitorar e avaliar resultados do impacto dessas mudanças em relação aos indicadores-chave de desempenho (KPIs) que foram estabelecidos no início do processo de benchmarking. 

Realize análises periódicas para verificar se as alterações estão gerando os resultados esperados e contribuindo para o alcance dos objetivos. Utilize ferramentas de monitoramento e relatórios para obter uma visão clara sobre o desempenho atual e a eficácia das ações adotadas.

8° Passo: Revisar e Repetir

É fundamental revisar periodicamente o processo de benchmarking para garantir que ele continue alinhado com as mudanças no mercado e nas necessidades da sua empresa. 

Avalie se os objetivos e as métricas utilizadas ainda são relevantes e ajustados conforme a evolução dos negócios e as novas tendências do setor. Considere fatores externos, como novas regulamentações ou avanços tecnológicos, que podem impactar seu desempenho e as práticas de mercado.

O benchmarking não deve ser uma atividade pontual, mas sim um processo contínuo. Realize a análise regularmente para acompanhar as mudanças nas melhores práticas e as inovações do setor. 

Qual a diferença entre benchmarking e benchmark?

O Benchmarking e benchmark são conceitos relacionados, mas com propósitos e aplicações diferentes, isso porque o Benchmarking é um processo contínuo que envolve comparar o desempenho, práticas e processos de uma organização com os de outras empresas líderes ou melhores práticas do setor. 

E tem como propósito identificar áreas de melhorias e adotar estratégias que comprovadamente funcionam bem em outras organizações. Por exemplo, uma empresa pode analisar seus métodos de produção e compará-los com os de um concorrente conhecido por sua eficiência para aprimorar suas próprias operações.

Por outro lado, o seu benchmark é um padrão ou referência utilizado para medir e comparar o desempenho. Trata-se do ponto de referência que você usa para avaliar a eficácia de um processo, produto ou serviço.

Benchmarks podem ser baseados em melhores práticas do setor, métricas específicas ou padrões de desempenho estabelecidos. Por exemplo, um benchmark financeiro pode ser um índice de mercado, como o S&P 500, usado para avaliar o desempenho de um fundo de investimento.

Qual é o objetivo do benchmarking?

O objetivo do benchmarking é melhorar o desempenho de uma organização comparando suas práticas com as de empresas líderes ou padrões do setor. Esse processo ajuda a identificar e adotar as melhores práticas e estratégias que já provaram ser eficazes em outras empresas.

Ao realizar benchmarking, uma empresa busca melhorar continuamente, aprimorar a eficiência operacional, e inovar para se manter competitiva. Além disso, o benchmarking ajuda a elevar a qualidade dos produtos ou serviços e a otimizar o desempenho geral da empresa.

Esse processo também proporciona dados valiosos que auxiliam na tomada de decisões mais informadas e eficazes, ajudando a empresa a se posicionar melhor no mercado e alcançar a excelência.

Quais são os tipos de benchmarking?

É preciso ter em mente que existem alguns tipos de benchmarking,  cada um com um foco específico e objetivos distintos. Conhecer e escolher o tipo adequado para sua análise pode ajudar a obter insights mais relevantes e aplicáveis para sua organização. 

Confira os tipos de benchmarking que podem ser utilizados para impulsionar o desempenho e a eficiência da sua empresa.

1° Tipo:  Benchmarking Interno

O Benchmarking interno envolve a comparação de processos e práticas dentro da mesma organização. A ideia é identificar quais departamentos ou unidades de negócios estão operando de maneira mais eficaz e replicar essas práticas em outras áreas.

Exemplo: Uma empresa compara o desempenho de suas diferentes filiais para descobrir qual delas tem o processo mais eficiente para atendimento ao cliente e, em seguida, aplica essas melhores práticas em outras filiais.

2° Tipo: Benchmarking Competitivo

O benchmarking competitivo inclui a comparação de processos e práticas com aqueles dos concorrentes diretos. O principal  objetivo é entender como a empresa se posiciona em relação à concorrência e identificar áreas para melhoria.

Exemplo: Uma empresa de tecnologia avalia as estratégias de marketing e inovação de seus principais concorrentes para identificar onde pode melhorar sua própria abordagem e obter uma vantagem competitiva.

3° Tipo:  Benchmarking Funcional

Este tipo de benchmarking funcional compara processos específicos, como práticas de manufatura ou atendimento ao cliente, com aquelas de empresas líderes em setores diferentes, mas que realizam funções semelhantes. O objetivo é aprender com as melhores práticas, independentemente do setor.

Exemplo: Um negócio de  varejo pode comparar seu processo de gestão de inventário com um negócio de logística líder para descobrir as melhores maneiras de gerenciar seus estoques.

4° Tipo:  Benchmarking Genérico

O benchmarking genérico aborda a  comparação de processos e práticas com aquelas de empresas que têm funções ou processos similares, mas que podem não estar no mesmo setor ou mercado. O foco está em processos e práticas universais que podem ser adaptados para melhorar o desempenho.

Exemplo: Um estabelecimento de serviços financeiros pode comparar seu processo de contratação de pessoal com o de uma empresa de serviços de saúde para identificar melhores práticas em recrutamento e seleção.

5° Tipo: Benchmarking de Desempenho

O benchmarking de desempenho compara métricas de desempenho específicas, como tempo de resposta ao cliente ou custos operacionais, com aqueles de empresas líderes. O objetivo é avaliar e melhorar a eficiência e a eficácia de um processo.

Exemplo: Uma fábrica pode comparar seu tempo de ciclo de produção com o de outras empresas líderes no setor para identificar maneiras de reduzir o tempo e aumentar a produtividade.

6° Tipo: Benchmarking de Processo

O benchmarking de processo analisa e compara os processos operacionais e produtivos de uma empresa com aqueles de outras organizações para identificar práticas mais eficientes e eficazes.

Exemplo: Uma empresa de manufatura compara seu processo de produção de uma linha de produtos com o de uma empresa renomada no setor para adotar práticas que podem reduzir desperdícios e melhorar a qualidade.

Cada tipo de benchmarking oferece uma estratégia  diferente para melhorar o desempenho e a eficiência, permitindo que as organizações aprendam e cresçam a partir das melhores práticas e benchmarks do mercado.

Conclusão

O benchmarking é uma ferramenta estratégica indispensável para qualquer empresa que busca aprimorar sua performance e alcançar a excelência. Ao comparar suas práticas e processos com os de empresas de referência, você pode identificar áreas de melhoria, adotar melhores práticas e potencializar o desempenho da sua empresa.

Neste artigo, exploramos os diversos tipos de benchmarking, desde o benchmarking competitivo até o benchmarking de processos, e oferecemos um guia passo a passo sobre como implementar essa análise de forma eficaz. Cada etapa, desde a definição de objetivos até a revisão contínua, é fundamental para garantir que o benchmarking traga dados valiosos e resultados tangíveis.

Lembre-se, o benchmarking não é um processo pontual, mas uma prática contínua que ajuda a manter sua empresa competitiva em um mercado em constante evolução. 

Com a abordagem certa, você pode transformar a maneira como sua organização opera, melhorar a eficiência e inovar constantemente. Adote o benchmarking como uma ferramenta para o sucesso e observe sua empresa alcançar novos patamares de excelência.