Como montar um Briefing do Zero

Antes de tudo é preciso saber que a falta de um bom briefing pode impactar diretamente a eficiência e a qualidade dos resultados de um projeto. Isso ocorre porque, o briefing serve como um mapa que guia todos os participantes na mesma direção, garantindo que todos compreendam os objetivos, requisitos e restrições do projeto. Contudo, investir tempo na criação de um briefing detalhado e preciso é fundamental para evitar problemas e assegurar que o projeto seja executado de maneira eficaz, se você tem dúvidas de como criar um bom briefing, neste artigo, vamos te ajudar a montar um briefing do zero, confira!

O que é Briefing?

O Briefing é basicamente uma coleta de dados do cliente, ou seja é um documento fundamental no planejamento e execução de projetos, especialmente nas áreas de marketing, publicidade, design e desenvolvimento.

 Ele serve como um guia detalhado que fornece todas as informações necessárias para a realização de um desenvolvimento de projeto, garantindo que todos os envolvidos tenham uma compreensão clara das metas e objetivos 

Um briefing eficaz inclui uma descrição detalhada do projeto, como o escopo, os objetivos principais, o público-alvo, as mensagens-chave e os critérios de sucesso. Também pode abranger aspectos logísticos, como prazos, orçamento e recursos disponíveis. 

Além disso, o briefing deve abordar quaisquer requisitos específicos ou expectativas do cliente, ajudando a alinhar as partes envolvidas e minimizar o risco de mal-entendidos ou erros.

Passo a passo de como montar um briefing do zero

Montar um briefing é mais fácil do que você pensa, porém é preciso seguir  um processo bem estruturado. Para facilitar nesse processo, logo abaixo, vamos mostrar um passo a passo detalhado de como um briefing do zero, veja:

1° Passo:  Defina o Objetivo do Projeto

O primeiro passo é estabelecer claramente qual é o propósito principal do projeto e Identificar os objetivos que precisam ser alcançados e como o sucesso será medido.

Ter uma compreensão clara do objetivo ajuda a garantir que todos os envolvidos estejam alinhados e trabalhem em direção à mesma meta. Quando todos entendem a meta principal e como o sucesso será avaliado, eles podem colaborar de forma mais eficaz, direcionar seus esforços de maneira coordenada e evitar a dispersão de recursos. 

2° Passo: Conheça o Público-Alvo

Descreva detalhadamente quem é o público-alvo do projeto. Inclua informações demográficas, comportamentais e psicográficas.Conhecer o público-alvo é vital para garantir que as estratégias e mensagens desenvolvidas sejam relevantes e eficazes. Quando você entende quem é seu público e quais são suas necessidades e desejos, pode criar campanhas que se conectem profundamente com eles, aumentando a probabilidade de sucesso. A compreensão do público-alvo permite a personalização das abordagens, melhorando a eficácia das comunicações e campanhas. Além disso, ajuda a evitar o desperdício de recursos ao direcionar esforços para aqueles que são mais propensos a se interessar pelo projeto. 

Ao alinhar o projeto às características e preferências do público, você maximiza o impacto e o retorno sobre o investimento.

3° Passo: Defina o Escopo do Projeto

Defina o que será incluído no projeto e o que está fora de seu alcance. Isso pode incluir entregáveis, funcionalidades, e áreas específicas a serem abordadas.

Além disso, definir o escopo ajuda a evitar o excesso de trabalho e garante que todos os aspectos essenciais sejam abordados sem desviar do foco principal.

Um escopo bem definido ajuda a manter o foco no que é realmente necessário e a evitar a inclusão de tarefas ou funcionalidades desnecessárias que podem desviar os recursos e o tempo do projeto.

4° Passo: Estabeleça os Requisitos e Expectativas

Estabeleça os requisitos e expectativas, todos os requisitos técnicos, funcionais e criativos que o projeto deve atender e inclua expectativas específicas do cliente.

Ter uma lista clara de requisitos e expectativas pode ajudar a garantir que o projeto esteja alinhado com as necessidades do cliente e reduz o risco de revisões ou alterações.

Ao definir e documentar essas necessidades de forma detalhada, você ajuda a evitar mal-entendidos e a assegurar que todas as partes interessadas estejam alinhadas quanto ao escopo e aos objetivos do projeto. 

Além disso, a clareza nos requisitos e expectativas contribui para uma comunicação mais eficiente e eficaz entre todos os envolvidos, promovendo um ambiente de trabalho mais colaborativo e menos propenso a conflitos.

5° Passo: Determine o Cronograma

Crie um cronograma detalhado com marcos importantes e prazos para cada fase do projeto, isso porque, um cronograma bem definido ajuda a gerenciar o tempo e os recursos de forma eficiente, garantindo que o projeto seja concluído dentro do prazo estabelecido.

O cronograma também ajuda a identificar potenciais problemas e gargalos antes que eles ocorram, permitindo ajustes proativos para manter o projeto dentro dos limites de tempo e orçamento. 

Ele também serve como uma ferramenta para monitorar o progresso e medir o desempenho, garantindo que os objetivos sejam alcançados de forma eficiente e oportuna. A definição clara de marcos e prazos ajuda a manter a motivação da equipe e a garantir que todas as partes estejam alinhadas quanto às expectativas de tempo.

6° Passo: Estabeleça o Orçamento

Defina o orçamento disponível para o briefing,  incluindo custos estimados para cada fase e para recursos específicos.

Ter um orçamento claro evita surpresas financeiras e ajuda a manter o projeto dentro das limitações financeiras estabelecidas.

O orçamento também é uma ferramenta importante para a negociação com fornecedores e para a avaliação do custo-benefício das diferentes opções disponíveis. Ele fornece uma base para monitorar e avaliar as despesas ao longo do projeto, garantindo que o projeto seja concluído sem exceder o montante disponível.

7° Passo: Identifique os Recursos Necessários

Liste todos os recursos necessários para o briefing, incluindo equipe, ferramentas e materiais. Identificar os recursos necessários é fundamental para assegurar que todos os aspectos do projeto estejam cobertos e que você tenha acesso às ferramentas e ao suporte necessários para alcançar os objetivos estabelecidos. 

Com um entendimento claro dos recursos necessários, é mais fácil criar um briefing que atenda às expectativas dos stakeholders e facilite o processo de aprovação. Isso ajuda a garantir que o briefing seja aceito e implementado sem necessidade de revisões extensivas.

8°Passo:  Descreva o Processo de Aprovação

Especifique como o briefing será revisado e aprovado, incluindo quem são os responsáveis pela aprovação e quais serão os critérios para a aceitação.

Ter um processo de aprovação claro ajuda a evitar atrasos e garante que o projeto atenda às expectativas antes de ser finalizado. Um briefing bem  estruturado evita atrasos ao fornecer um caminho claro para feedback e revisões. Isso ajuda a identificar e resolver problemas ou ajustes necessários antes de iniciar a execução, garantindo que o projeto atenda às expectativas e padrões definidos.

9° Passo:  Defina Critérios de Sucesso

Estabeleça critérios claros para avaliar o sucesso do projeto. Isso pode incluir métricas de desempenho, metas específicas ou feedback do cliente.

Definir critérios de sucesso é crucial para garantir que o projeto atenda aos seus objetivos e expectativas. Sem métricas claras, é difícil avaliar o impacto e a eficácia das ações realizadas. 

Estabelecer esses critérios desde o início permite que todos os envolvidos compreendam o que é necessário para considerar o projeto bem-sucedido. Além disso, fornece uma base objetiva para medir o progresso e realizar ajustes conforme necessário.

10° Passo: Documente e Compartilhe o Briefing

Documentar e compartilhar o briefing é um passo essencial para garantir que o projeto seja executado de forma eficiente e que todas as partes envolvidas estejam devidamente informadas e alinhadas com os objetivos e expectativas estabelecidos e permitem um controle de qualidade mais eficaz, já que todas as informações e critérios estão documentados e podem ser revisados conforme necessário.

Qual o objetivo do Briefing?

O objetivo principal do briefing é fornecer uma compreensão clara e detalhada do projeto ou tarefa a ser realizada. Ele funciona como um roteiro que sincroniza todas as partes envolvidas, assegurando que todos compartilhem a mesma visão sobre os objetivos, requisitos e expectativas do projeto.

Além disso, um briefing bem elaborado contribui para uma comunicação eficaz entre todos os envolvidos, promovendo eficiência e reduzindo o risco de retrabalho.

 Ele atua como um guia para as decisões ao longo do projeto, assegurando que todas as ações e entregas estejam alinhadas com as metas estabelecidas. 

Dessa forma, um briefing não só orienta o desenvolvimento do projeto, como facilita a coordenação e o gerenciamento, resultando em um processo mais organizado e produtivo

Quem deve escrever o briefing?

O briefing deve ser escrito por alguém que tenha um profundo entendimento do projeto e de seus objetivos. Normalmente, essa responsabilidade recai sobre o gerente de projeto, o líder de equipe ou o responsável pelo planejamento estratégico.

Geralmente, o gerente de projeto é o responsável por compor o briefing, pois ele possui uma visão abrangente das metas, recursos e cronograma. Sua experiência garante que todas as informações relevantes sejam incluídas e que o briefing seja claro e alinhado com os objetivos do projeto.

Para projetos que envolvem uma visão mais ampla da empresa, o responsável pelo planejamento estratégico pode redigir o briefing. Essa pessoa compreende como o projeto se encaixa na estratégia geral da empresa e pode assegurar que o briefing alinhe o projeto com as metas empresariais de longo prazo.

Em todos os casos, é essencial que o briefing seja revisado e aprovado por todas as partes interessadas relevantes, incluindo clientes e membros chave da equipe, para garantir que todas as perspectivas e necessidades sejam consideradas. 

Considerações finais

Montar um briefing do zero é um passo fundamental para garantir o sucesso de qualquer projeto. Um briefing bem elaborado fornece uma base para a equipe, alinhando todos os envolvidos com os objetivos, requisitos e expectativas do projeto.

Ao seguir um passo a passo estruturado, desde a definição dos objetivos até a documentação e compartilhamento das informações, você cria um roteiro claro que orienta a execução e garante que todos estejam na mesma página. 

Identificar o público-alvo, definir o escopo, estabelecer um cronograma e um orçamento, além de documentar e compartilhar o briefing são etapas essenciais que asseguram um planejamento eficaz e uma execução sem surpresas.

Portanto, investir tempo e esforço na criação de um briefing detalhado é uma estratégia inteligente para alcançar resultados positivos e satisfatórios.